@marcio_bouzas você está no caminho certo. Vamos lá, a primeira pergunta que cabe é saber se seu órgão sabe exatamente o que quer ou ainda o objeto é, de certa forma obscuro.
Pelas suas palavras, aparentemente vocês tem uma necessidade e ainda não sabem bem qual seria melhor ou nem sequer quais soluções existem para tal.
Um dos propósitos do chamamento público é, como o próprio nome já diz, chamar o mercado para apresentar a necessidade e deixar que as empresas que tem know-how para tal demonstrar quais são as soluções possíveis. As vezes, o caminho apresentado pode ser totalmente inverso do que estavam planejando, ou, ainda, as ideias apresentadas pode robustecer o planejamento até agora realizado.
Este chamamento não é uma licitação, apenas você está convocando o mercado para apresentar sua necessidade, deste vocês irão construir o TR para licitar depois, ou ainda, o mercado pode demonstrar haver uma só solução viável, o que levaria a uma inexibilidade.
Além das características, seu órgão pode obter no chamamento informações que vocês possam avaliar em uma futura disputa, seja pelo preço ou pela técnica, mas isto só após conhecer as propostas.
Para fazê-lo, vocês devem construir um edital simples, não precisa seguir os modelos da AGU, pois antes de divulgá-lo o processo será analisado por eles. Neste edital você vai expor sua necessidade com as características que vocês buscam nas soluções. Se vocês já sabem b.o que querem especifiquem bem, porém tomem cuidado para não restringir demais, pois isto pode afastar possíveis interessados, principalmente se a solução ainda é desconhecida.
Estabeleça um prazo razoável para que as empresas possam se preparar, agendando uma empresa por vez, e seria interessante que os envolvidos no planejamento participem dos encontros, os demandantes, os técnicos e a área de licitações para dirimir todas as dúvidas possíveis e construir conjunto os artefatos atinentes.
Este edital após finalizado será publicado no DOU, pode se voces assim acharem conveniente publicar em jornal de grande circulação e até mesmo ser encaminhado a empresas do ramo, fazendo isto do processo para garantia da transparência.
Seria mais ou menos assim. Espero ter ajudado.