Sim é bom utilizar planilhas, bem como fazer pastas referentes à execução de cada contrato, para controle de aditamentos, sanções, etc.
No meu setor (licitações), normalmente há fiscal do contrato, que é indicado pela chefia, a fim de controlar a execução e comunicar à gestão de contratos qualquer irregularidade ou solicitação do fornecedor (mudança de marca, etc). para que a gestão contacte o fornecedor.
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