Olá, Comunidade!
Estou assumindo a Gestão de Contratos do meu setor. Temos 45 contratos de fornecimento de gêneros alimentícios.
Gostaria de pedir dicas práticas do dia a dia. Por exemplo, no controle dos prazos vocês costumam utilizar planilhas ou utilizam o Contratos.gov.br para acompanhar. Vi umas funcionalidades de envio de e-mail notificando.
Agradeço a atenção de todos.
Vinícius Fontes
https://www.linkedin.com/in/vinicius-fontes-9553a1b/
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Sim é bom utilizar planilhas, bem como fazer pastas referentes à execução de cada contrato, para controle de aditamentos, sanções, etc.
No meu setor (licitações), normalmente há fiscal do contrato, que é indicado pela chefia, a fim de controlar a execução e comunicar à gestão de contratos qualquer irregularidade ou solicitação do fornecedor (mudança de marca, etc). para que a gestão contacte o fornecedor.
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Muito obrigado! Adorei a orientação.
Prezado @Vinicius, bom dia!
Também atuo no setor de Contratos no meu órgão e sempre usei planilha de excel com todas as informações referente à contratação (nº contrato, nº processo, fornecedor, CNPJ, vigência, valor, fiscais, etc).
Esse controle é importante não apenas para acompanhar a vigência contratual para os trâmites de prorrogação (se previsto) ou iniciar nova licitação com antecedência, mas também para acompanhar os prazos para reajuste, entre outros.
Boa sorte na sua nova área!
Fábio Iha
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Perfeito, Fábbio. Agradeço muito.
Boa Prática: realizar reuniões com fornecedores preferencialmente de forma online, sempre gravadas. Registra o fato no Livro de Ocorrências e guarda o Arquivo da Reunião.
Quando das reuniões forem tomadas decisões imnportantes, registra em Ata.
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Ótima dica. Obrigado!
Bom dia,
No nosso órgão, temos uma planilha de acompanhamento, que é aberta ao público externo, segue o link da mesma:
Ela prevê os aditamentos, reajustes e alguns outros campos. Mantemos também uma pasta super organizada para cada contrato. E, eu, particularmente, coloco no google agenda alguns lembretes, para ser avisado por e-mail, quando está perto de vencer algum contrato ou fazer repactuação. Temos também, checklist, do que fazer, nas prorrogações, repactuações, etc.
Uma opção boa e fácil, também, é criar uma arquivo de texto para anotar particularidades de cada contrato, pois assim se alguém te falar algo, ou alguma tarefa para fazer sobre aquele contrato, você rapidamente anota lá e fica mais fácil não esquecer as solicitações e ações que tomou. Algumas ações são anuais, então é fácil esquecer com quem da empresa precisa conversar, ou quais os procedimentos fez a um ano atrás, etc.
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Muito obrigado por compartilhar! Adorei!
Olá Vinicius, primeiro quero parabenizar pelo cargo que assumi, é uma responsabilidade grande e ao te escolher viu seu potencial. A gestão de contratos é um função que requer habilidade e jogo de cintura, mas isso você irá tirar de letra. No meu caso, acredito que nos demais colega que já se manifestaram também utiliza planilha, e outro colega que compartilhou o seu modelo para você analisar. A minha era bem similar a dela, porém com menos informações, mas, mesmo com essa planilha na parte eu colocar o período de vigência sempre em ordem decrescente, as que vencem sempre na frente e os contratos recentes no final. Todo inicio de mês eu puxava o o relatório do período daque mês para acompanhar e providenciar o termo de processo e instrução do processo. Aqui na secretaria quando mandávamos o ofício que para a empresa se manifestar se tem interesse em prorrogar ou não o contrato e pediu se seria possível abrir mão do reajuste, mas isso não pode ser de modo impositivo, apenas perguntava, se ele não aceitasse abrir mão, iríamos prorrogar de qualquer jeito porque não está condicionado a prorrogação. Em cada semestre eu mandava um relatório para diretoria para demonstrar quando de economia o setor obteve com a renuncia do reajuste. Lembre, a gente apenas perguntava e fala a situação financeira do órgão, o fornecedor não era obrigado a renunciar, mas, se ele abre mão, ocorre a preclusão lógica do direito e isso é para órgão. Lembre de fazer a vantajosidade para demonstrar se o preço contrato com aquele fornecedor ainda é vantajoso, se o mercado demonstra que o preços baixaram, você precisa negociar com a empresa, caso contrário o TCM caiu em cima de você, A vantajosidade é obrigatória.
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Agradeço muito as dicas e a mensagem de apoio. Esta última destaco para sempre lembrarmos que somos seres humanos 
Obrigado!
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