Prezada Márcia,
Veja-se que o parágrafo único do art. 12 utiliza duas expressões para posicionar a situação do documento: autuados ou registrados.
Entendo que o termo “autuar” surgiu com o significado de “compor a base física do processo”, seja ele administrativo ou judicial. Ou seja, é a juntada do documento aos autos do processo físico.
Assim, somente após concluída é que sua pesquisa de preços passa a “compor a base física do processo” — antes disso, é rascunho ou minuta, está fora dos autos. Portanto, apesar de a sua pesquisa de preços ter sido iniciada antes da vigência da nova IN 73/2020, é a data de sua conclusão que interessa aqui, tendo em vista que só aí ela poderá ser inserida ao processo físico (salvo melhor julgamento).
Atualmente, com o sistema eletrônico, não podemos falar em “base física do processo”, mas — por analogia — alguns setores continuam a usar o termo “autuar” no sentido de disponibilizar determinado documento no processo eletrônico.
A respeito da expressão “registrar” empregada na nova normativa, acredito tratar-se de comando direcionado ao procedimento em sistemas informatizados (eletrônicos), sendo o ato de atribuir a classificação arquivística do documento ao adicioná-lo no processo. Ou seja, registrar o tipo de documento, seu número/nome, seu formato (digitalizado ou natodigital), nível de acesso etc. Em geral, essa etapa ocorre no momento da criação do documento (e não na sua conclusão).
Se for essa a interpretação correta para o termo “registrar”, importa então a data do registro, no processo, de sua pesquisa de preços, isto é, a data em que o documento foi incluído, independentemente da data de sua conclusão ter acontecido após a entrada em vigor da IN 73/2020. Novamente, resguardo o melhor julgamento dos colegas.
Em resumo, minha opinião é que:
a) Se o órgão utiliza processo físico, o documento concluído de pesquisa de preços deve ter sido autuado (juntado à base física) até a data de início da vigência da IN 73/2020;
b) Se o órgão utiliza processo informatizado, o documento de pesquisa de preços deve ter sido registrado (gerado e classificado) até a data de início da vigência da IN 73/2020.
Gostaria de pedir a gentileza aos colegas de complementarem ou corrigirem o entendimento acima, a fim de melhorar a discussão e promover orientações mais corretas a todos.