Arquivos externos - zip - SEI

NELCA
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Prezados colegas, bom dia,

Trabalho numa instituição federal de ensino (UTFPR) que implantou o SEI em meados de 2017. Desde então, temos passado por processo de aprendizado sem limites, que em determinadas ocasiões muito nos anima; em outras nem tanto.

Pois bem, vamos direto ao ponto. Recentemente temos conversado a respeito de critérios/regras para a inserção de arquivos externos em nossos processos, especialmente na extensão ZIP, ferramenta que vinha sendo utilizada principalmente para o upload de vários arquivos “menores” que compõem arquivos “maiores”.
Por exemplo, ao iniciar um processo de requisição para a compra de materiais, que posteriormente será anexado ao processo licitatório, é comum que a pesquisa de mercado de uma demanda com 150 itens contenha um infinidade de relatórios em PDF (Painel de Preços ou de sites especializados).
Nesse tipo de situação, a possibilidade de “zipar arquivos” mostra-se como uma ferramenta de fácil manuseio pelo usuário e que proporciona eficiência ao processo sem prejudicar a organização lógica/numérica de cada cotação.
Embora o sistema/versão do SEI que utilizamos permita a inserção de arquivos em formato ZIP, um das dificuldades que temos enfrentado é que o arquivo inserido não fica disponível ao gerarmos uma cópia do processo em PDF, conforme imagem em anexo.

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Por conta desta situação, recebemos a orientação para não inserir mais arquivos zipados no sistema, de modo que, diante de uma grande quantidade de arquivos “menores”, a solução para não perder a organização lógica numérica seria a inserção de cada arquivo de forma inidividual.
Desta forma, para uma demanda de 200 itens, que tenha gerado 200 relatórios do Painel de Preços, deveríamos repetir o procedimento 200 vezes, o que entendo ser desperdício da força de trabalho e de recursos públicos , considerando a realidade tecnológica que vivemos atualmente.
Uma outra opção seria “juntar” todos estes arquivos em único PDF por meio de softwares livres, tal como PDF SaM. Todavia, isso prejudicaria a organização lógica/numérica dos itens e traria enormes dificuldades para um usuário que quisesse levantar uma informação de um relatório de um item específico da relação.
Diante desta situação, gostaria de saber se alguma instituição já conseguiu encontrar uma alternativa para que o SEI reconhecesse arquivos em formato ZIP e pudesse listá-los quando da geração de uma cópia do processo em PDF.
Talvez eu esteja enganado, mas não seria um absurdo imaginar que o sistema pudesse oferecer uma opção similar ao que já existe para a árvore do processo (abertura via sinal de “+” e “-”) quando fossemos realizar este procedimento de cópia do processo.

Aguardo contribuições!!!
Juliano C. de Brito
UTFPR Câmpus Campo Mourão

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Oi, Juliano. O SEI serve para mimetizar o que fazemos no processo físico. Se vocês recebessem um CD com 1.000 arquivos dentro, vocês iriam imprimir tudo e colocar no processo? Se sim, então é assim que devem fazer no SEI também. Outros órgãos, por exemplo, colocam o CD no processo (talvez imprimissem o que é essencial) e seriam felizes para sempre. O CD é como se fosse o arquivo zipado do processo físico. Por fim, cuidado com conselhos de quem não vai ter o trabalho. :slight_smile:

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Sobre a orientação, ela decorre de uma recusa por parte da procuradoria federal em analisar processos que contenham arquivos zip, visto que o Sapiens da AGU não aceita este tipo de arquivo.
O pior é que estive conversando com um professor da área de TI do mestrado que me disse que, mesmo sem conhecer a plataforma de programação, não conseguia imaginar que esta situação não tenha sido prevista pelos profissionais que desenvolveram a ferramenta.

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Juliano, uma dúvida, como eles fazem com planilhas e arquivos CAD?

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Cad : Ainda não aconteceu, mas imagino que a opção será disponibilizar o arquivo em nuvem aos licitantes.

Planilhas Excel : Uso permitido somente nas contratações de serviços com mão de obra exclusiva, especificamente pela pratica de disponibilizar a planilha estimativa aos licitantes.

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Sim, mas o Sei não vizualisa esses arquivos. Como os procuradores fariam?

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Desculpa as perguntas, Juliano, mas penso que a recomendação dos procuradores é desejável, mas, em vários casos, impraticável, como em serviços especializados de TI e engenharia.

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Não conheço todas as funcionalidades do painel de preços, mas no cotação zênite (gratuito) e no banco de preços (pago) você gera um único relatório em pdf que contempla todos os itens do processo.

Quando coleto preços diretamente de fornecedores da internet, é normal ter de juntar vários arquivos pdf em um arquivo único. Se pesquisar por ‘juntar pdf’ no google há diversas ferramentas gratuitas e sem necessidade de instalação para fazer o trabalho.

Felipe - CREFITO-3

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Boa noite,
sobre acesso ao SEI pelos procurados: Acredito que eles possuem.

No entanto, a manifestação jurídica (nota técnica) é feita via SAPIENS. Para tanto, a praxe adotada é gerar um PDF do processo SEI para ulterior juntada ao SAPIENS.

Como o SEI não permite incluirmos os arquivos zipados neste PDF a ser gerado, foi proibida a juntada de arquivos zipados.

É neste ponto que residem as minhas dúvidas:

1 - O SEI foi programado para não “enxergar” os arquivos em formato zip quando precisamos gerar a cópia do processo em PDF?

2 - Esta situação refere-se apenas a uma configuração que as instituições que o aderiram podem ou não habilitar?

E o exemplo que utilizei (200 cotações em único arquivo zip) não é o único. Veja que não seria exagero imaginar um fiscal técnico de um contrato DEMO tendo que juntar mês a mês comprovantes de pagamento de um número determinado de funcionários abrangidos pelo contrato.

Obviamente, a primeira solução para otimizar o processo de anexação seria juntar todos estes documentos em único documento PDF.

Mas como ficaria a situação deste fiscal se três meses depois, por conta de uma demanda trabalhista , ele tivesse que fornecer os documentos de uma parte destes funcionários ?

Posso estar enganado,mas imagino que este processo de separação “manual” é custoso e contraprodutivo, especialmente ao considerarmos que estamos vivendo a era da inteligência artificial.

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Sim, de fato existem. O PDF SaM é um deles.

O Painel de Preços,em relação ao Cotação Zênite e ao Banco de Preços, tem essa dificuldade (relatórios unitários) quando o número de itens a serem pesquisados é grande. Nestes casos, o usuário vai salvando as cotações de forma individual, “zipa” todos os arquivos e anexa a pasta no SEI. .

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@Juliano_Camargo_de_B o que você entende por enxergar?

a) enxergar apenas a listagem de documentos contidos em um zip: nesse caso, basta você imprimir o relatório do zip e anexar ao SEI;
b) enxergar o conteúdo de cada documento: desconheço ferramentas que fazem isso, com ou sem IA, porque a ferramenta precisaria ter a capacidade de interpretar todos os tipos de arquivos possíveis, do excel ao CAD. Portanto, o SEI também não vai ter (não é só uma configuração).

Por fim, o processo oficial da Contratação é o SEI, sendo o Sapiens e respectivos pareceres dos procuradores acessórios ao processo. Portando, em meu entendimento, os procuradores deveriam se adaptar ao SEI e não o contrário. Para mim, está havendo uma inversão de valores. Desconheço esse tipo de pedido por parte da Conjur da CGU.

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Boa noite,
sobre o termo enxergar:

entendo que seria reconhecer a existência da pasta em zip na árvore do processo, de modo que, ao gerar uma cópia em PDF, pudéssemos selecionar os arquivos ali contidos.

Sobre a I.A, não acho que seja ela o caminho . Pelo contrário, segundo quem é da área de TI ( eu não sou), a solução é bem mais simples. Provavelmente eu tenha me expressado mal.

Só a citei (I.A) para retratar o que nós enfrentamos no dia a dia (sonhamos o futuro com robôs nos ajudando em tarefas complexas, mas não conseguimos superar tarefas repetitivas que causam o retrabalho).

Para nós (pregoeiros), a situação nem é tão critica assim, pois todos os anexos de propostas e documentos de habilitação apresentados ficam disponíveis no portal comprasnet, ou seja, para evitar o ZIP, bastaria a juntada de uma declaração informando o link no qual os arquivos estão disponíveis.

Mas não concordo em resolver determinados problemas de um processo pensando única e exclusivamente na etapa que me interessa. Na medida do possível, nosso dever é olhar e buscar soluções para o processo como um todo, o que não significa que teremos sucesso.

De qualquer forma, agradeço por participar do tópico e fomentar a discussão.

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De nada, @Juliano_Camargo_de_B e estamos juntos!

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Olá tudo bem! Sou gestor de TI e temos situação semelhante.

Aqui na universidade, passamos por situação semelhando quando atores da PGF informação não conseguir gerar PDF de alguns processos.

Identificamos que o SEI utiliza duas ferramentas paga gerar PDF de todo o processos ou documentos especificou:
a - PDF gerado por “JOD Converter”: Ferramenta externa ao SEI, roda inclusive separadamente e já está a um bom tempo sem manutenção ou suporte. É um recurso adicional e opcional, e pode ser desativado , segundo o manual de instalação. É chamada quando o documento que será gerado não é um PDF (como planilhas, word, csv e outros);

b - PDF gerado pela ferramenta “/sei/ferramentas/wkhtmltopdf-amd64”. Este é um recurso incorporado ao funcionamento do SEI que converte os arquivos internos do SEI, arquivos externos do tipo PDF e imagens, e pego o arquivo gerado pelo JOD CONVERTER para incluir no PDF final.

Infelizmente por um mal funcionamento no JOD CONVERTER desativamos documentos que ele converte não será possível ser gerado PDF.

Não vemos alternativas, e o caso seria o TRF4 e equipe que desenvolve o SEI melhorar esse suporte de exportar em PDF, inclusive quando de processos com muitos documentos que pode gerar um lentidão no sistema.

Como você bem colocou temos que buscar solução para um todo, e ter o JOD CONVERTE funcionamento de maneira indesejada não era interessante.

Enxergo um outro problema em usar arquivos ZIP que pe não ter controle sobre o conteúdo, que el um momento pode ter 2 arquivos de texto e outro até arquivos executáveis com virus ou malwares entre outros. Alem do mais como você configura uma lista de arquivos permitidos para serem incluídos na árvore do SEI mas permite o ZIP e um arquivo não permitido passa a ser incluído neste caso de forma zipada.

Ainda estamos em busca de soluções…

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