Modelo de Contratação de Manutenção de Equipamentos Diversos

Olá pessoal,

Considerando uma necessidade de contratação de serviço de manutenção preventiva e corretiva de equipamentos de laboratórios de uma instituição federal de ensino, com fornecimento de peças quando necessário.

Considerando que temos vários tipos e modelos de equipamentos, os quais podem apresentar diversos defeitos, entendemos que é inviável identificar e especificar todas os possíveis defeitos e manutenções.

Através de uma pesquisa por pregões de outros órgãos, visualizamos as seguintes alternativas de contratação:

OPÇÃO 1 - Contrato de risco (onde a empresa contratada cobraria um valor fixo mensal por equipamento e ficaria responsável por manter todos os equipamentos funcionando). Porém, esse modelo de contratação se mostra inviável devido ao alto custo e devido aos contingenciamentos orçamentários do órgão.

OPÇÃO 2 - Uma contratação composta de 2 itens, especificado da seguinte forma:

Item 1- Serviço de manutenção com reposição de peças quando necessário. Para esse item a contratada cobraria o valor por hora de serviço executado.

Item 2- Fornecimento de peças quando necessário. Para esse item a contratada aplica um percentual de desconto sobre peças necessárias para manutenção

Sendo assim, a empresa selecionada no certame licitatório seria aquela que apresentar menor valor por hora de serviço e oferecer maior desconto no fornecimento de peças. Na execução desse modelo, antes da empresa realizar o serviço, ela deve apresentar orçamento prévio, qdo houver necessidade de substituição de peças, e o fiscal do contrato fará 3 orçamentos para verificar o valor no mercado e comparar o preço passado pela contratada. O valor a ser remunerado seria com base no preço do mercado apurado subtraído o valor de desconto previsto no contrato.

Através dessa OPÇÃO 2, percebemos a dificuldade de gerenciar a quantidade de horas realmente necessária para realizar a manutenção. Pois ainda não encontramos um parâmetro ou tabela oficial que estabeleça diretrizes sobre essa definição de tempo de manutenção para cada equipamento.

Sendo assim, alguém tem alguma sugestão de modelo de contratação mas aplicável para essa demanda?

Agradeço o apoio.

Olá, Gleidson.

A área de ‘manutenção’, de modo geral, seja de móveis ou imóveis, tende a ser uma fonte inesgotável de dores de cabeça aos compradores. É um objeto dos mais desafiadores.

Você menciona que o contrato “de risco” seria inviável por ser muito caro. Será que você está levando em conta os custos administrativos de outros modelos? Licitar, contratar, gerenciar, fiscalizar, receber, liquidar, pagar, são todas atividades que exigem grande esforço operacional. Esse custo deve ser considerado nas avaliações de opções de solução.

É o comando que a Lei 14.133/2021 tornou explícito, ao exigir que se leve em conta, na avaliação do “resultado mais vantajoso para a Administração Pública” o “ciclo de vida do objeto” e o “menor dispêndio para a Administração”, incluindo “custos indiretos, relacionados com as despesas de manutenção, utilização, reposição, depreciação e impacto ambiental do objeto”.

Além disso, fico imaginando como justificar uma contratação que pode inviabilizar o uso efetivo de um equipamento, pela demora na definição do serviço ou da peça a ser utilizada. Se o equipamento é relevante e parar de funcionar por falta de manutenção, como é que se justifica a situação? Posso imaginar, claro, as dificuldades orçamentárias envolvidas nesse tipo de situação. Como mencionei, esse objeto envolve muitos desafios.

A modelagem que você sugere, com preços unitários por hora de serviço e desconto sobre a peça, me parece inspirar cuidados especiais. Sem uma tabela de referência sobre a quantidade de horas para cada tipo de intervenção, cria-se um obstáculo significativo na gestão contratual. Na manutenção de veículos costuma ser adotada uma modelagem semelhante, mas, até onde eu saiba, existem ‘tabelas tempárias’ de suporte referencial, indicando tempos médios para cada tipo de atividade.

Uma alternativa que me ocorre, que buscaria equilibrar as duas formas de modelagem que você citou, seria limitar o risco para o contratado.

Um contrato é basicamente um conjunto de definições de responsabilidades, riscos e benefícios. Cada parte tem seu pedaço desses elementos. Quanto mais riscos para o contratado, maior tende a ser o preço, porque embute-se ali os potenciais efeitos da incerteza sobre o lucro pretendido.

Boa parte dos contratos de manutenção que estudei possuem mecanismos de alocação de riscos compartilhados ou que ficam com o contratante, conforme o patamar de valores envolvidos.

Por exemplo, manutenção de No-Break. Geralmente envolve um valor fixo de inspeções preditivas, preventivas e corretivas, variando o grau de detalhamento prévio das rotinas a serem realizadas, assim como os prazos para atendimento de intervenções, sendo comuns as diferenciações por grau de severidade da situação (tipo: emergência, urgência, plantão, rotina). Podem ser previstos monitoramentos online, relatórios periódicos. Normalmente, o prazo de cada ação corretiva é casuístico, ou seja, depende da situação concreta, embora alguns tipos de atividade, mais comuns, possam ser previamente definidos.

Há também definições sobre troca, substituição ou empréstimo de equipamentos nos casos em que o prazo de conserto se tornar um risco mais grave para as atividades da contratante.

Uma das definições mais relevantes é sobre a responsabilidade na substituição de peças. Há várias formas de modelagem. Tudo ou alguns componentes a cargo de uma das partes. Isso vai determinar, em grande medida, o preço do contrato. Em No-Breaks, geralmente as baterias são excluídas da responsabilidade do contratado, porque são muito caras. Há contratos que adotam a nomenclatura “materiais de consumo” para o que está embutido no preço fixo e “materiais de aplicação” para o que será tratado em separado.

Aí entram outros aspectos relevantes, principalmente quanto à obtenção e precificação das peças “de aplicação”. Há modelos em que o CONTRATANTE fica responsável por comprar as peças e entregar ao contratado. Particularmente, não gosto dessa abordagem, pelo custo administrativo que envolve.

Em outros modelos, o CONTRATADO apresenta um (ou três) orçamento(s) da peça. O contratante decide se aceita aquele preço ou se vai ao mercado pesquisar. Já vi contratos em que se estabelece obrigação de o contratado aceitar o menor preço encontrado.

Um modelo que achei interessante foi da Petrobras. Foi estabelecido patamar, na época, de R$ 10 mil, abaixo do qual, todos os materiais de aplicação seriam fornecidos pela CONTRATADA, devendo estar embutidos no preço fixo. Se o material custasse mais que esse limite, PODERIAM ser fornecidos pela PETROBRAS ou pela CONTRATADA, a critério da Fiscalização. E caso a Fiscalização solicitasse que a CONTRATADA fornecesse os materiais de aplicação acima de R$ 10 mil, as peças seriam pagas por “ressarcimento”.

Enfim, estou aqui apenas cogitando variações que podem ser avaliadas para balancear os valores contratuais fixos x variáveis, assim como os possíveis mecanismos de fiscalização e gerenciamento contratual.

Minha tendência natural é sempre chamar atenção do comprador para os custos administrativos, que geralmente são ignorados nas decisões. Um modelo pode parecer mais barato, porque consome menos recursos orçamentários, mas não ser vantajoso porque envolve muitos custos de transação, seja de fiscalização e monitoramento, seja de novos procedimentos de compras separadas de materiais.

Uma boa heurística geral para essa área de manutenção me parecem os cálculos que fizemos aqui no Nelca quando tratamos de preços de manutenção de geradores. O tópico está AQUI

Espero ter contribuído.

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Valeu Franklin!!

Concordo que em termos de custo administrativo e garantia da disponibilidade dos equipamentos, o contrato de risco é mais vantajoso. O impeditivo para essa alternativa é limitação orçamentária do órgão.

Interessante esse seu exemplo da Petrobras. Vou tentar encontrar algum processo com essa especificação, para estudar melhor a proposta.

Grato pela valiosa contribuição.