Locação de Computadores

Caros,
algum dos colegas já fez Estudo Técnico de aluguel de computadores?

Eu fiz algumas análises a respeito algumas vezes, mas foi há muitos anos, quando eu ainda trabalhava no planejamento e execução de contratações de TI.
As características e vantagens das soluções oferecidas pelos fornecedores podem ter se modificado ao longo do tempo.
Portanto, é importante interagir com fornecedores para conhecer os modelos de negócio de locação e quais vantagens esses modelos oferecem. Essas interações devem ser formais e as informações coletadas devem constar dos Estudos Técnicos Preliminares (ETP).

Ofereço-lhe alguns pontos que podem ajudar à sua organização na tomada de decisão:

  1. O preço mensal do aluguel naquela época correspondia a 1/12 do preço de um microcomputador novo.
    Portanto, após um ano de contrato, a organização pública despenderia o valor de um microcomputador novo.
    Os fornecedores alardeavam que a organização pública poderia trocar os microcomputadores ao longo do contrato.
    Na verdade, poderia trocar uma vez a cada doze meses.
    Claro, como a organização pública estava pagando o correspondente a um microcomputador por ano, a empresa locadora poderia fazer a troca.
    Em vista desse preço, chegamos à conclusão de que esse tipo de contratação era antieconômica, pois não faz sentido pagar pelo valor de um microcomputador todos os anos.
    Um microcomputador pode atender a uma organização pública por pelo menos quatro anos, que correspondia ao tempo de garantia oferecido pelos fornecedores em nossas licitações.
    Para notebooks, esse tempo de garantia caía para três anos. Não sei como está hoje.
    Ainda que o preço anual da locação não corresponda ao preço do equipamento, vale lembrar que o aluguel é um serviço, de modo que é natural que haja alguma diferença entre o preço de aquisição e o preço de locação.
    Será que vale a pena pagar por essa diferença?

  2. O TCU tem prolatado acórdãos no sentido de que o aluguel tem que ser justificado em comparação com a compra de equipamentos de informática…
    Como o portal do TCU está fora do ar no presente momento, não tenho como lhe informar quais acórdãos vão nessa direção.
    Depois você pode tentar procurar por “aluguel de equipamentos de informática tcu” em algum site de busca, consultar as bases de acórdãos ou de jurisprudência do TCU ou me perguntar depois.
    Portanto, a comparação dos tipos de solução (comprar ou alugar) tem que constar do seus ETP, como já está disposto na IN - SGD 1/2019.

  3. Alguns gestores usavam o aluguel como uma forma de fugir de cortes orçamentários ou contingenciamento de despesas que, de acordo com esses gestores, eram mais prováveis de ocorrer nos investimentos e menos prováveis nas despesas com serviços.
    Novamente, parece-me uma disfunção burocrática, pois a locação, nos termos expostos no item 1 (pagar aluguel pelo preço de um microcomputador por ano), é antieconômica.

  4. Existem situações excepcionais que podem justificar o aluguel de microcomputadores, como, por exemplo, o uso de alguns equipamentos por participantes de um evento presencial.
    Nesse caso, o aluguel será por pouco tempo e não vejo porque não utilizá-lo se a organização não dispuser desses equipamentos, com as devidas justificativas, inclusive do preço.
    Com a pandemia, eventos presenciais não estão ocorrendo, mas poderão ocorrer no futuro, provavelmente de forma mista (presencial + virtual).

  5. Equipamentos de grande porte (mainframes) e seus respectivos softwares historicamente são alugados, pelo foi assim por muito tempo.

Caso vocês considerem vantajoso o aluguel, com as devidas justificativas:
6) Os gestores da sua organização pública, não somente os da área de TI, têm que estar cientes de que estará havendo uma mudança da natureza da despesa.
Todo ano será necessário haver orçamento de serviços para o aluguel dos equipamentos, sobre pena de perdê-los.
Ou seja, muda-se de investimento (capex - CAPital EXpenditure) para serviços (opex - OPerational EXpenditure).
Esse fenômeno está ocorrendo nas contratações de software, devido ao modelo de software como serviço (SaaS).
Também ocorre quando ser utiliza o outsourcing de impressão.

  1. Deverão ser incluídos no contrato os níveis mínimos de serviço exigido, normalmente chamado equivocadamente de SLA, pois, quando os equipamentos apresentarem problemas, os procedimentos e parâmetros dos consertos têm ser previstos no contrato (e.g. tempo de conserto).

  2. Como os equipamentos serão devolvidos ao fornecedor ao final do contrato, será necessário executar procedimentos de limpeza dos equipamentos, pois informações classificadas, bem como códigos e senhas poderão constar dos equipamentos.
    Esses procedimentos têm que ser considerados no contrato, pois consomem tempo.
    Na verdade, esses procedimentos devem ser executados toda vez que uma máquina é retirada de operação, como, por exemplo, quando é leiloada.
    Lembrando que na entrega dos equipamentos no início do contrato, os equipamentos já deverão vir com todos os softwares utilizados pela organização pública, pois, do contrário, essa organização terá que instalá-los.

Enfim, espero que essas considerações lhe ajudem de alguma forma.

Boa sorte.

Carlos Mamede

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Bom dia, Carlos.
Agradeço a contribuição. Suas considerações enriquecerão o estudo que estamos desenvolvendo.

Grata!

O melhor exemplo deste tipo são os contratos de locação de impressoras.
Neste caso, o próprio mercado já é bastante maduro e tem preços em que o ganho de escala de quem presta o serviço acaba sendo vantajoso em relação à aquisição e, principalmente, manutenção (limpeza, troca de componentes, reparos) em relação à aquisição individualizada.

Em complemento à ótima contribuição, duas questões:
precificar em termos de maior prazo, envolvendo, necessariamente, a garantia de recursos orçamentários para isto, verificando se há norma que enquadre o serviço como de natureza continuada.

Atentar-se para os riscos. Uma eventual inexecução, uma escolha ruim e mesmo o encerramento do contrato sem a imediata reposição podem trazer um transtorno muito grande à organização.

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Acrescentando mais um ponto:

  1. O prazo máximo para aluguel de equipamentos é de quarenta e oito meses, de acordo com a Lei 8.666/1993, art. 57, inciso IV.
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Na Lei 14 133/2021, art. 44, consta o seguinte:
“Art. 44. Quando houver a possibilidade de compra ou de locação de bens, o estudo técnico preliminar deverá considerar os custos e os benefícios de cada opção, com indicação da alternativa mais vantajosa.”.

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@ANA_ADELINA_VENQUIAR de uma olhada no ETP 14/2021 da UASG 200119 no sistema ETP Digital.

Bom dia, Rodrigo!
Agradeço a informação. Será de grande valia!