Glosa em contrato de manutenção preventiva e corretiva sem vinculação de mão de obra

[Priscila]

Prezados, boa noite!

Sou gestora de um contrato de manutenção preventiva e corretiva de equipamento médico-hospitalar e preciso aplicar glosa por serviço não prestado de manutenção preventiva. O regime de execução é por preço global, sendo contratado o quantitativo de 4 manutenções preventivas ao ano + corretivas ilimitadas.

Estou com dificuldades em calcular a glosa, pois o valor contratado não separa o quanto corresponde às manutenções preventivas e o quanto corresponde às manutenções corretivas. Só temos o valor global mensal, e não consegui achar qualquer parâmetro para calcular a glosa - aliás, a composição do preço realizada pela própria contratada prevê somente os custos da mão de obra + os custos de peças, não fazendo sentido essa divisão entre os tipos de serviços. Contudo, como o pagamento é feito pelo serviço prestado, precisamos definir algum valor.

Alguém poderia auxiliar em como obter parâmetros para o cálculo da glosa para este caso?

[FranklinBrasil]

Priscila, você poderia postar o Termo de Referência que deu origem à contratação? Sem conhecer detalhes, fica difícil opinar.

[Priscila]

Franklin, segue o link com o contrato, não consegui anexar aqui porque o arquivo é muito grande.

https://drive.google.com/file/d/1IpdZTZqmF9mGy3nSghL5Y2Iv37EnO7iS/view?usp=sharing

Não tenho no momento o termo de referência digitalizado, mas o contrato repete em quase tudo o Termo de Referência.

[rodrigo.araujo]

Priscila trata-se de uma inexibilidade, acredito que a empresa é a única fornecedora apta a realizar o serviço e ela deve ter apresentado uma tabela de preços por ocasião da instrução, já que a formação do preço do contrato deve ter sido subsidiada por estes preços, até pq há serviços por demanda e como vc saberia qual preço cobrar. A pesquisa de preços neste caso leva em conta outras contratações da empresa, então de uma pesquisada na sua instrução que deve ter alguma coisa neste sentido.

Se não houver, peça a contratada uma tabela e outros contratos firmados, mas assim neste caso acredito que por não haver nenhuma informação na contratação seria interessante tentar um entendimento comum entre a universidade e a empresa, com análise do jurídico, pra não haver nenhum questionamento futuro.

[Rachel_Souza_Coelho]

Bom dia Priscila, eu faria o caminho inverso. Executando o ETP com as informações de contratos da empresa com outras instituições, as tabelas como o @rodrigo.araujo indicou, acho bem válido fazer a solicitação a empresa. Quanto mais o estudo de vcs estiver completo e com as devidas separações de valores de preventiva e corretiva, melhor será para enviar ao jurídico e terão um caminho seguro e fechado para que a empresa ache justificativas para a não Glosa.
Eu executaria assim:
1 Reunir as informações que já tenho sobre esse contrato;
2 Buscar as informações com a empresa sobre a estimativa da época desse contrato (o setor responsável pelo controle de finanças normalmente arquiva essas informações);
3 Não acreditar na primeira informação que eles te entregarem, analise todos as cotações junto com os contratos já firmados pela empresa com outras instituições (particulares e públicas;
4 Juste todas as informações e conflite-as a pesquisa de preços e valores registrados em atas, catálogos e bases de sistemas de compras;
5 Formalize o estudo técnico com os Acórdãos do TCU e envie ao jurídico para ter um parecer junto.

[Priscila]

Prezados, muito obrigada pelas respostas.

Então, as corretivas não são pagas por demanda, o preço delas estão incluídas no próprio valor do contrato. Durante a instrução da Inexigibilidade, foram pesquisados pelo setor competente os preços praticados pela contratada em outros órgãos, mas sempre em valor global, sem a diferenciação entre os preços das preventivas e das corretivas separadamente.

Já solicitamos à contratada a composição dos preços, mas nos informaram que esta não é realizada por tipo de manutenção, e sim uma média global considerando mão de obra, peças e custos indiretos. Toda a literatura científica pesquisada sobre custo de manutenção em engenharia clínica também faz referência apenas aos valores de peças e mão de obra, então ficamos na mesma.

Fiz a pergunta aqui para ver se alguém já teve alguma experiência nesse sentido, de inexecução e inexistência de parâmetros para cálculo de glosas no contrato/termo de referência cujo objeto é manutenção preventiva e corretiva, em regime de execução por preço global. Não consegui encontrar nada na pesquisa de jurisprudência do TCU também.

Na falta completa de parâmetros, terei que estipular, junto à fiscalização, um valor de 50% para glosa, mas este é um valor sem qualquer estudo aprofundado sobre a composição de preços neste tipo de contrato. Nossa Procuradoria já orientou quanto aos procedimentos legais necessários para aplicação de glosa, mas a análise jurídica se limita à legalidade do procedimento em si, e não à estipulação de parâmetros para cálculo de glosa…

[FranklinBrasil]

Priscila,

Existe histórico de intervenções? Tipo: quantas e que tipo de visitas preventivas/corretivas foram realizadas no passado?

Mais que isso: se a responsabilidade e risco de manutenção é toda da contratada, faz sentido mesmo glosar a preventiva?

Explico.

Pelo que entendi, esse contrato prevê um valor fixo, não importa quantas/quais atividades sejam realizadas, nem quais peças/insumos sejam necessários. O que interessa é manter o equipamento funcionando.

Se for isso mesmo, o risco de fazer ou não a prevenção e a qualidade dessa preventiva é da contratada. Se precisar de correção, o risco é dela, que deverá atuar dentro das condições previstas.

Afinal, qual o objetivo, para o contratante, da manutenção preventiva nesse caso? Se for evitar que a máquina fique indisponível, aí deveria ter um IMR atrelado a esse tipo de desempenho, não precisaria glosar por fazer ou não a manutenção preventiva, os pagamentos estariam atrelados ao grau de disponibilidade do equipamento.

[Linea_Silva]

Olá.

Será meu primeiro Edital de serviços e, na hora de elaborar o modelo de carta de apresentação de propostas/planilha de custos, eu me deparei com dúvida semelhante à da Priscila.
Segundo o TR, terá Medição de Resultado (IMR), mas continuo pensando se no Modelo de Proposta/Planilha de Custos não deveria pedir os valores da Preventiva e da Corretiva separados.
Vocês têm algum modelo nestes moldes?

O TR:

DA MANUTENÇÃO PREVENTIVA

Entende-se por manutenção preventiva a série de procedimentos destinados a prevenir a ocorrência de quebras e/ou defeitos dos equipamentos e sistemas, com possibilidade de substituição de peças, evitando a interrupção de produção decorrente de parada não programada. A manutenção preventiva visa à conservação do perfeito estado de uso dos equipamentos e deve ser realizada de acordo com os manuais dos fabricantes e normas técnicas específicas. Esta modalidade de serviço de Manutenção compreende ações no sentido de acompanhar e monitorar o adequado funcionamento dos equipamentos e visa aumentar a sua vida útil garantindo resultados precisos durante sua utilização.

A execução do procedimento de manutenção preventiva também pode ser chamada de revisão. Neste procedimento, é feita a limpeza geral do equipamento, verificação de peças com desgaste e possível falha futura, pequenos ajustes necessários e teste de desempenho de todo o sistema, o que avalia o grau de adequada funcionalidade deste equipamento. A Manutenção Preventiva pode contemplar as seguintes atividades: limpeza interna e externa do equipamento e seus componentes, verificação e substituições de peças quando necessário.

A manutenção preventiva será efetivada pela CONTRATADA, de Segunda a Sexta-feira das 08h às 18h, e será realizada SEMESTRALMENTE, conforme cronograma a ser estabelecido entre as partes;

DA MANUTENÇÃO CORRETIVA

Compreende uma série de procedimentos destinados a recolocar os equipamentos e sistemas em seu perfeito estado de uso, compreendendo, inclusive, substituições de peças, ajustes e reparos necessários, de acordo com os manuais dos fabricantes e normas técnicas específicas. A manutenção corretiva deverá ser executada de forma ágil e eficaz visando minimizar os impactos oriundos das interrupções não programadas dos equipamentos de produção. Os serviços de Manutenção Corretiva são todos aqueles necessários para o restabelecimento do pleno funcionamento do equipamento, quando tecnicamente possível, com reparos dos defeitos constatados. A execução de serviços de manutenção corretiva poderá ocorrer no local onde estão localizados os equipamentos ou em laboratório da empresa prestadora de serviços. Esta definição será feita de acordo com a disponibilidade, necessidades técnicas exigidas pelo serviço e conveniência de ambas as partes. Esta modalidade de serviço de Manutenção trata dos casos em que o equipamento apresenta uma falha ou problemas de operação.

A Manutenção Corretiva é uma atividade ou ação laboral que visa averiguar o funcionamento dos equipamentos e instrumentos laboratoriais e promover o seu ajuste ou conserto, fornecendo ao final certificado de conformidade e funcionamento do instrumento ou equipamento referido conferindo com isso evidência documental do seu estado de apto e adequado para funcionamento. Para a devida adequação deve-se utilizar peças originais e contar com uma equipe técnica especializada, qualificada para operar os equipamentos em questão - tamanha a complexidade destes equipamentos de natureza analítica.

A manutenção corretiva será realizada nos equipamentos que apresentarem defeitos, mediante a abertura de chamado técnico por parte da Contratante , com a finalidade de recolocá-los em perfeitas condições de uso, em conformidade com o estabelecido neste TR e/ou em Contrato em acordo com os manuais e normas técnicas específicas.

Caso os serviços não sejam solucionados no prazo de 10 (DEZ) ​dias corridos após o início, a contar da hora do efetivo atendimento, o equipamento deverá ser substituído por um equivalente e em perfeito funcionamento de propriedade da Contratada, em forma de empréstimo até que o equipamento defeituoso retorne em perfeitas condições de funcionamento.

Ocorrerá de DOMINGO À DOMINGO, INCLUSIVE FERIADOS das: 08h às 18h, e será realizada conforme a necessidade do serviço e ou abertura de chamado técnico;

O atendimento dos chamados para as manutenções corretivas deverá ocorrer no prazo máximo de 06 (seis) horas, a contar da abertura do chamado;

As peças ou componentes dos equipamentos que apresentarem defeitos ou problemas técnicos deverão ser substituídos por peças novas e originais, mediante aprovação da Contratante, por intermédio do executor do Contrato.

As peças ou componentes dos equipamentos que porventura vierem a ser substituídos, deverão ser entregues ao Executor de Contrato ou chefe da unidade.

DA MEDIÇÃO DO RESULTADO

Os Indicadores de desempenho dos Instrumentos de Medição de Resultado do objeto deste Termo de Referência poderão, a qualquer tempo e em comum acordo entre as partes, ser ajustados, ampliados e/ou reduzidos, desde que estas alterações sejam devidamente formalizadas através de Termo Aditivo de contrato.

Medição:

No Modelo de Instrumento de Medição de Resultado, o Valor do Serviço é estabelecido quando da contratação, com base no “VALOR MENSAL DO SERVIÇO” conforme apresentado na proposta da CONTRATADA, porém o “VALOR MENSAL DO SERVIÇO A SER FATURADO”, é calculado com base nos resultados alcançados pela CONTRATADA na prestação do serviço. Portanto, os valores apresentados nas planilhas de composição de custos e formação de preços, quando da apresentação das propostas, corresponderão aos valores máximos a serem faturados na hipótese da CONTRATADA atingir as metas de todos os indicadores pactuados nos Instrumentos de Medição de Resultado;

A frequência de aferição dos Instrumentos de Medição de Resultado será mensal, devendo a CONTRATANTE emitir uma “PLANILHA DE CÁLCULO DO VALOR MENSAL DO SERVIÇO A SER FATURADO”, apresentando- à CONTRATADA até o 5º (quinto) dia útil do período subsequente ao da prestação do serviço;

O quadro abaixo apresenta o Método de Cálculo da Parcela do “VALOR MENSAL DO SERVIÇO A SER FATURADO” pela CONTRATADA, utilizando os Indicadores de Desempenho dos Instrumentos de Medição de Resultado do objeto deste Termo de Referência. Onde “VMS” é o “VALOR MENSAL DO SERVIÇO” conforme apresentado na proposta da CONTRATADA, e “VR” é o “VALOR DE REDUÇÃO”, a ser aplicado no período, incidente sobre a parcela do “VALOR MENSAL DO SERVIÇO”:
Conforme os Instrumentos de Medição de Resultado pactuados, o pagamento à CONTRATADA, referente à parcela de serviço, poderá variar de 100% do “VALOR MENSAL DO SERVIÇO” apresentado na proposta da CONTRATADA, caso a CONTRATADA atinja as metas de todos os indicadores pactuados, até 70% do “VALOR MENSAL DO SERVIÇO” apresentado na proposta da CONTRATADA, caso a CONTRATADA não atinja as metas de nenhum dos indicadores pactuados;

Não haverá a incidência de bônus ou pagamentos adicionais para os casos em que a CONTRATADA superar as metas previstas, ou caso seja necessária à alocação de maior número de profissionais para o alcance das metas. E a superação de uma das metas não poderá ser utilizada para compensar o não atendimento de outras metas no mesmo período, bem como o não atendimento da mesma meta em outro período.

[FranklinBrasil]

Línea,

Essa decisão (preços separados e específicos ou um preço único geral) depende muito do MODELO de contratação que está desenhando.

Por exemplo, se o modelo é mais baseado em prescrição prévia e detalhada de PROCEDIMENTOS, faz mais sentido exigir o detalhamento. Nesse caso, é o contratante quem decide tudo, antes, descrevendo em detalhes tudo que será executado pela contratada. Rotinas, horários, locais, produtividades, insumos, métodos, técnicas, tudo isso já vem especificado no projeto de contratação. É o modelo mais comum que tenho visto.

Outro modelo, que tenho defendido há muito tempo, se baseia em contratar RESULTADOS, deixando que a empresa contratada use a sua experiência e conhecimento especializado para tomar decisões e especificar o modo como irá executar as tarefas. Nesse caso, não faz muito sentido exigir tantos detalhes da proposta, pois o pagamento será atrelado aos indicadores de qualidade da execução, não perseguirá os custos efetivos da contratada.

A modelagem da contratação é decidida - ou deveria ser - no Estudo Técnico Preliminar. Depois dessa decisão, aí o Termo de Referência vai detalhar a especificação do modelo decidido.

Franklin Brasil

[Linea_Silva]

Muito obrigada, professor.

É nunca que a área demandante ponderou essas duas possibilidades em um Estudo Técnico, para adotar a melhor solução. Muito ctrl C + ctrl V nos TRs. E só chega pra pregoeira quando tá “urgente”, como se urgência fosse justificativa pra colocar Editais incorretos na praça. Sei não como que faz pra melhorar a cultura organizacional (eu sempre reclamando da mesma coisa nestes tópicos hahah).

Queria um Edital para contratação de serviço (execução indireta) direcionado para contratar resultados (em vez de focar nos procedimentos)… um bem arrumadinho. Pode me indicar?

[FranklinBrasil]

Me solidarizo com sua angústia, Linea. Só não vale esmorecer. Há sempre esperança e espaço para defendermos o aperfeiçoamento da rotina administrativa. Muita coisa já melhorou, na minha experiência de auditoria de mais de duas décadas. Sou otimista.

Para exemplos de editais que buscam contratar resultados, sugiro estudar sobre a ESTRATÉGIA da contratação. Eu defendo a modelagem integrada, popularmente conhecida como Facilities ou Facilities Management . Eu tenho defendido um conceito mais amplo, que chamo de Gestão Estratégica da Ocupação.

Com a Lei 14.011/2020, passou a ser expressamente permitido contratar, de forma integrada, serviços relacionados com o gerenciamento e manutenção do imóvel, incluído o fornecimento dos equipamentos, materiais e outros serviços necessários ao uso do imóvel pela administração pública.

Exemplo parcial dessa modelagem foi o Edital de limpeza do TCU de 2020, que juntou limpeza, resíduos, lavanderia, dedetização e jardinagem e focou a modelagem nos resultados pretendidos, deixando ao contratado dimensionar e planejar a execução. A licitação foi revogada, mas o modelo continua sendo uma boa referência. Está disponível em http://comprasnet.gov.br/ConsultaLicitacoes/Download/Download.asp?coduasg=30001&modprp=5&numprp=432020

Um edital ainda em desenvolvimento, com uma pegada de integração e busca por resultados é o do TJDFT, cuja audiência pública ocorreu recentemente. Os documentos preparatórios estão disponíveis em: https://www.tjdft.jus.br/transparencia/contas-publicas/licitacoes-1/licitacoes/audiencia-publica/audiencia-publica-para-contratacao-integrada-facilities-de-servicos-continuados-de-manutencao-e-conservacao-prediais

Outro modelo inovador, que busca contratar resultados, deixando a cargo do contratado o dimensionamento e planejamento da execução é o de limpeza da Central de Compras, disponível em: http://comprasnet.gov.br/ConsultaLicitacoes/Download/Download.asp?coduasg=201057&modprp=5&numprp=12020

Franklin Brasil
Autor de Como Combater o Desperdício no Setor Público

Autor de Como Combater a Corrupção em Licitações

Autor de Preço de referência em compras públicas

[Linea_Silva]

Sim, muita coisa melhorou bastante. Já temos até Manual de Contratações s2
Não vamos esmorecer
Muitooo obrigada!

[Drikka2]

Franklin, boa tarde.

Preciso realizar TR com manutenções preventivas e corretivas com fornecimento de peças e consumíveis para equipamentos médicos hospitalares, entretanto, nossa AJ sugeriu que a empresa apresente a decomposição dos custos e separasse o valor da manutenção corretiva como sendo estimada para realizar glosa (se for realizada será paga, se não for não será paga.).

1. Possuímos unidades em locais com distanciamentos diferentes o que acredito implicar em valor diferenciados por unidade;

2. caso a peça a ser substituída não esteja a pronta entrega como será contabilizada a manutenção corretiva efetuada ou glosa?

3. vi sobre o IMR tem algum TR para manutenção de equipamentos médicos hospitalares?

Pode me ajudar?

[FranklinBrasil]

Olá, @Drikka2,

1. A sugestão da AJ me parece adentrar em modelagem da contratação, o que é decisão da equipe de planejamento, com base nos estudos técnicos preliminares. É o estudo adequado das necessidades e das alternativas disponíveis, incluindo especialmente o CUSTO DO CICLO DE VIDA, que deve determinar a melhor solução para o caso concreto. Sobre isso, o TCU emitiu o Acórdão nº 1.440/2022-P, no qual atentou para a ausência de ETP avaliando as opções de (a) manutenção de eqtos analógicos x (b) aquisição de novos eqtos digitais, só pra ilustrar como esse assunto merece reflexão adequada. Não é uma questão jurídica. É técnica.

2. A distância de deslocamento é certamente um fator importante, em boa parte das contratações. A estimativa do impacto desse fator no preço, encargos e outras condições contratuais depende de um estudo das necessidades do contratante e do mercado fornecedor. Qual será o prazo exigido para atendimento de ocorrências? Como serão tratados os casos em que o equipamento não possa ser reparado rapidamente? Qual a criticidade de disponibilidade do equipamento? Será exigido equipamento reserva ou outra medida alternativa? Qual a periodicidade das medidas preventivas? Qual o mercado fornecedor mais próximo e mais provável de participar da licitação? Como o mercado desse tipo de serviço costuma atuar em situações de deslocamentos para atendimento? Sem conhecer as necessidades específicas e as soluções disponíveis no mercado, torna-se inviável avaliar as opções com clareza e desenhar a solução apropriada. Também tende a ser fundamental o estudo de modelagem quanto ao parcelamento ou não do objeto. Locais mais distantes dos grandes centros tendem a ser menos atrativos, o que pode indicar a viabilidade de agregar as demandas, de modo a garantir o atendimento a todos os locais necessários, mas isso depende, novamente, do estudo adequado, de modo a fundamentar as decisões.

3. Sobre a forma de contabilizar a peça de reposição, se não for a pronta entrega, isso depende de como for modelada a obrigação do contratado e a forma de pagamento. Geralmente, nos casos que já estudei, em que há ressarcimento das peças, pagando o serviço efetivamente executado, incluindo as peças utilizadas, a liquidação do serviço só ocorre depois que a peça é fornecida e instalada. Mas isso depende, insisto, da modelagem da contratação.

4. TR para manutenção de equipamentos médicos hospitalares você poderá encontrar pesquisando os editais disponíveis no Comprasnet, AQUI

5. Sugiro, enfaticamente, que antes de procurar TR de referência (ou concomitante), sejam buscados ETP de referência. O estudo técnico preliminar é fundamental para conduzir a uma contratação com mais segurança de atendimento às necessidades.

Espero ter contribuído.