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ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR (ETP) - AQUISIÇÃO DE FERRAMENTAS DE ESCRITÓRIO (SUÍTE OFFICE)
1. IDENTIFICAÇÃO DA DEMANDA
Órgão Demandante: [Inserir nome do órgão ou entidade]
Setor Responsável: [Inserir setor ou departamento]
Responsável pela Solicitação: [Nome do responsável]
Data da Solicitação: [Inserir data]
Número do Processo: [Inserir número]
2. CONTEXTUALIZAÇÃO DA NECESSIDADE
Este estudo técnico preliminar tem como objetivo analisar a necessidade de aquisição de ferramentas de escritório, incluindo suites de produtividade para edição de documentos, planilhas, apresentações e comunicação institucional.
O levantamento considera os modelos de aquisição já adotados por outras instituições públicas e alinhados às diretrizes do Sistema de Administração dos Recursos de Tecnologia da Informação (SISP), além das normativas do Tribunal de Contas da União (TCU), da Instrução Normativa SGD/ME nº 94/2022 e da Nova Lei de Licitações e Contratos (Lei nº 14.133/2021).
3. DESCRIÇÃO DA NECESSIDADE
A aquisição das ferramentas de escritório tem como finalidade:
- Melhorar a eficiência e produtividade dos servidores públicos;
- Garantir compatibilidade com documentos e formatos amplamente utilizados;
- Atender exigências de conformidade e segurança da informação;
- Assegurar suporte técnico e continuidade operacional dos serviços.
4. NECESSIDADES DE NEGÓCIO
As ferramentas de escritório devem atender aos seguintes requisitos de negócio:
- Suporte a documentos no formato padrão da Administração Pública;
- Integração com serviços de comunicação corporativa;
- Acessibilidade para usuários com necessidades especiais;
- Capacidade de armazenamento e compartilhamento de arquivos em conformidade com padrões governamentais;
- Disponibilidade de suporte técnico especializado.
5. NECESSIDADES TECNOLÓGICAS
Os requisitos tecnológicos necessários para a implementação da solução incluem:
- Compatibilidade com sistemas operacionais utilizados pelo órgão;
- Integração com serviços de autenticação e segurança cibernética;
- Disponibilidade de versões online e offline para edição de documentos;
- Atualizações regulares com suporte estendido para correções de segurança;
- Infraestrutura para armazenamento e compartilhamento seguro de arquivos.
6. IDENTIFICAÇÃO E ANÁLISE DAS ALTERNATIVAS
Foram identificadas três principais soluções para atender à demanda:
6.1 Microsoft 365 (Modelo por Assinatura)
O Microsoft 365 é um serviço baseado em assinatura, fornecendo acesso contínuo às versões mais recentes dos aplicativos do Office, além de serviços adicionais em nuvem.
- Modelo de Licenciamento: Assinatura mensal ou anual.
- Aplicativos Inclusos: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Access (PC) e Publisher (PC).
- Serviços em Nuvem: OneDrive (1TB por usuário), Exchange Online, Microsoft Teams, SharePoint, entre outros.
- Atualizações: Versões mais recentes e atualizações automáticas.
- Suporte: Suporte técnico contínuo incluído.
- Dispositivos: Pode ser instalado em múltiplos dispositivos por usuário (PC, Mac, tablets e smartphones).
- Segurança e Compliance: Controles avançados de segurança e conformidade com normas internacionais.
- Preço de Referência: Aproximadamente R$ 1.200,00/ano por usuário (variação conforme plano escolhido).
6.2 Office com Licença Perpétua
O Office com licença perpétua é adquirido por meio de um pagamento único, permitindo o uso indefinido da versão adquirida sem necessidade de renovação.
- Modelo de Licenciamento: Pagamento único (compra vitalícia).
- Aplicativos Inclusos: Word, Excel, PowerPoint, Outlook (varia conforme a versão adquirida).
- Serviços em Nuvem: Não inclui serviços adicionais como OneDrive e Teams.
- Atualizações: Apenas correções de segurança; não recebe novas versões do Office.
- Suporte: Suporte técnico limitado (normalmente até 5 anos após o lançamento da versão adquirida).
- Dispositivos: Licenciado para um único dispositivo.
- Segurança e Compliance: Recursos de segurança limitados comparados ao Microsoft 365.
- Preço de Referência: Aproximadamente R$ 1.800,00 por licença perpétua.
6.3 Alternativas Open Source (LibreOffice, OnlyOffice, WPS Office)
- Modelo de Licenciamento: Código aberto, gratuito.
- Aplicativos Inclusos: Editor de texto, planilhas, apresentações (sem integração com serviços da Microsoft).
- Serviços em Nuvem: Depende da infraestrutura do órgão.
- Atualizações: Gratuitas, conforme desenvolvimento da comunidade.
- Suporte: Suporte comunitário ou contratação de suporte especializado.
- Dispositivos: Compatível com múltiplas plataformas.
- Segurança e Compliance: Depende da configuração e suporte técnico interno.
- Preço de Referência: Gratuito (com possibilidade de suporte pago).
7. ESTIMATIVA DA DEMANDA - QUANTIDADE DE BENS E SERVIÇOS
Para atender à demanda do órgão, estima-se a necessidade de XX licenças de software para atender XX usuários ao longo de um período de 5 anos.
8. ANÁLISE COMPARATIVA DAS SOLUÇÕES
| Requisitos |
Microsoft 365 |
Office Perpétuo |
Open Source |
| Atualizações contínuas |
Sim |
Não |
Sim |
| Suporte técnico especializado |
Sim |
Limitado |
Comunitário |
| Serviços em nuvem integrados |
Sim |
Não |
Não |
| Compatibilidade com padrões |
Alta |
Alta |
Média |
| Custo total em 5 anos |
Alto |
Médio |
Baixo |
9. ANÁLISE COMPARATIVA DE CUSTOS (TCO) PARA CINCO ANOS
A seguir, uma comparação dos custos totais de propriedade (TCO) considerando um período de cinco anos:
| Opção |
Custo por usuário (ano) |
Custo total (5 anos) |
| Microsoft 365 |
R$ 1.200,00 |
R$ 6.000,00 |
| Office Licença Perpétua |
R$ 1.800,00 (único) |
R$ 1.800,00 |
| Alternativas Open Source |
R$ 0,00 (gratuito) |
R$ 0,00 (exceto suporte) |
10. RECOMENDAÇÃO FINAL
Com base na análise comparativa, recomenda-se a aquisição de Microsoft 365 para órgãos que necessitam de atualizações constantes e colaboração em nuvem, enquanto o Office Perpétuo pode ser adequado para cenários de uso estático com menor necessidade de suporte e atualizações. Alternativas open source são indicadas para instituições com equipe técnica capaz de lidar com questões de compatibilidade e suporte interno.
Dessa forma, a escolha final deve considerar as necessidades específicas do órgão, orçamento disponível e alinhamento com as diretrizes estratégicas de TI da Administração Pública.
