Precisamos contratar uma solução para implementar o protocolo eletrônico e a tramitação de processos. Ocorre que só conhecemos uma empresa desse ramo.
Pensando em buscar opções disponíveis no mercado, bem como definir a descrição do software, de modo a não direcionar, estamos pensando em fazer uma Consulta ao mercado.
Alguém já fez consulta e saberia me indicar normativos ou lista de verificação para tal?
Quanto à publicidade da consulta pública, além do que costumeiramente já fazemos, também é uma boa prática que os principais prestadores de serviços do ramo sejam diretamente convidados a participar para entender o desafio da Administração e propor contribuições.
Esse tipo de contratação é bastante comum em Prefeituras e Câmaras Municipais e existem diferentes empresas fornecedoras que normalmente implantam essas soluções:
Um estudo da capacidade e alternativas de mercados certamente iria resultar em diferentes opções em relação ao modelo de licenciamento: perpétuo, subscrição ou assinatura, além de opções de software público, como o SEI, conforme a capacidade e infraestrutura de TI do órgão, se possui equipe e datacenter ou depende de serviços de terceiros.
O caminho ideal, mas que talvez nem sempre seja viável, é realizar o levantamento e definição de requisitos, mesmo que em um nível macro ainda, antes de iniciar o levantamento de soluções disponíveis no mercado. Existem modelos de requisitos para sistemas de gestão de documentos, tais como o MoReq-Jus e e-ARQ, mas não sei se aplicariam ao seu caso.
Usar soluções de mercado como base para a definição de requisitos leva a alguns riscos bem conhecidos.
Se você utilizar somente uma solução como referência, poderá direcionar a licitação e prejudicar a competição, o que muito provavelmente resultaria em sobrepreço. Sem falar na possibilidade de impugnação.
Por outro lado, ao tentar usar os melhores recursos e funcionalidades de diferentes soluções de mercado, existe o risco de que nenhum fornecedor seja capaz de fornecer uma solução com todas as características simultaneamente, o que poderia resultar em uma licitação deserta.
A solução é utilizar o maior número de fontes possível: contratações similares, internet, visita técnica/comunicação com outros órgãos (remota), pesquisa com fornecedores (reuniões, demonstrações, etc.).
Concordo complementamente com você Diego, sobre os riscos. E são esses mesmos que estamos tentando fugir.
Talvez tenhamos de partir de uma descrição macro e incrementando com as contribuições do mercado.
Aquisições como as que você destacou, infelizmente, não nos ajudam, porque, com certeza, partiram de um sistema específico; tanto é que nenhum documento de planejamento descreveu as funcionalidades ou comparou mais de uma solução.
Vamos dar uma olhada nas consultas públicas e vou repassar as suas considerações para o nosso setor de TI.
Um complemento sobre o assunto, acredito que além da consulta ao mercado a avaliação sobre a utilização de Softwares Públicos como o SEI do TRF4 deve ser abordada no Estudo Técnico Preliminar.
Um dos problemas da utilização de soluções de TI é a dependência tecnológica de fornecedores/terceiros. Definir regras sobre propriedade intelectual e/ou estratégias de independência é fundamental para que no longo prazo a solução não se torne uma dor de cabeça.
No mais, a abertura de audiência pública é sempre uma forma de resguardar a administração e abrir para potenciais fornecedores.
Entendi. Nesse caso o melhor caminho é abrir um processo licitatório com requisitos mais abrangentes, além de exigência de prova de conceito para validação da solução.
Não sei se possuem normativo sobre contratações de TI, mas uma equipe multidisciplinar para o planejamento de contratação composta por representantes do setor requisitante, administrativo e técnico pode ajudar em muito na elaboração dos artefatos.
Fico pensando, @Kerley_Cristhina se não há forma de parceria com a Prefeitura, para compartilhar o mesmo sistema de gestão eletrônica de documentos, se houver, como o próprio SEI. Talvez juntando a estrutura da prefeitura e câmara de vereadores, seja viável implantar.
Ou será que não há possibilidade de as Câmaras se juntarem em consórcio, talvez por meio de alguma entidade representativa das Câmaras? Hoje os sistemas podem ser totalmente hospedados na nuvem, sem necessidade de estrutura local. Imagino que talvez existam soluções que possam atender à necessidade apenas com o serviço, sem precisar instalar nada.
Infelizmente, a gestão nas Câmaras Municipais ainda está bem atrasada. Primeiro, pouco investimento em pessoal efetivo, o que acaba dificultando ações a médio e longo prazo.
Câmaras são órgãos, geralmente, com bons orçamentos, mas pouco investimento em pessoal e infraestrutura administrativa.
Pouco se fala sobre as compras e contratações nos legislativos. As empresas acham que Câmara e Prefeitura são o mesmo órgão e desconhem as vantagens de vender para nós.
Somente recentemente temos visto, por exemplo, cursos de licitações voltados para a realidade das Câmara Municipais - que é muito diferente do Executivo.
Mas estamos nos mexendo para mudar essa realidade!
Um dos pontos principais são os normativos. Como os valores das aquisições, geralmente, são menores, há possibilidade de simplificar bastante as regulamentações da Lei 14133/2021. O mesmo se aplica aos modelos de documentos de planejamento.
Outro aspecto é que, com quadro reduzido de servidores (especialmente, efetivos), precisa lidar com cuidado em relação à segregação de funções e não inviabilizar o trabalho.
Mas, é difícil tratarmos de particularidades em detalhes na maioria dos cursos abertos, especialmente porque possuem uma abordagem voltada para as IN´s e regulamentações do Governo Federal.
Não que esses cursos não sejam importantes também para nós, mas por vezes precisamos participar de treinamentos que enfoquem melhor a nossa realidade e os limites dessa flexibilidade de que necessitamos.
Felizmente, hoje, já temos professores como Tiossi Jr., Jamil Manasfi e empresas como Valeriote Cursos e Licita Club, que procuram dar uma abordagem da lei para municípios.
Quanto à questões com os fornecedores, temos o diferencial de trabalhar bastante com compras direta em função de valor (menos burocracia), sendo que nossos pagamentos não ultrapassam 10 dias após a entrega efetiva dos produtos/serviços.
Enfim, essas são as principais diferenças, mas que rendem muito assunto.