Isabela,
Sugiro dar uma olhada no modelo de planilha que a Central de Compras publicou em sua audiência pública aqui:
http://www.planejamento.gov.br/acesso-a-informacao/licitacoes-e-contratos/consultas-publicas
Consulta Pública 05/2019 – Central de Compras
-
Termo de Referência - Anexo VII-A - Planilha de Custos e Formação de Preços - Serviços Fixos; (.xls)
Nessa planilha, a formação do preço é assim:
Veja que nesse modelo, mão de obra e materiais/equipamento ficam em planilhas separadas. E o mais “inovador”: o lucro NÃO é vinculado aos custos. Defendo fortemente esse modelo.
Para ESTIMAR os materiais e equipamentos, defendo usar percentual baseado na MEDIANA de contratos similares. Como referência básica, tanto os cadernos do Comprasnet quanto do CADTERC usam 12% sobre os custos de mão de obra.
Uma medida adicional muito válida é estimar a população a ser atendida (fixa e flutuante) e estimar o consumo de Papel Higiênico e Papel Toalha. Esses itens costumam responder por cerca de metade dos custos de materiais. Eu uso esse site para estimar o consumo: https://www.eliteprofessional.com.br/comprove-sua-economia
Sabendo o consumo, faz-se uma pesquisa no Painel de Preços pela Mediana do Papel Higiênico e do Papel Toalha. Com isso já se terá cerca de metade do custo de materiais da limpeza.
O TCU tinha uma regra interna que eu achava ótima. Se já houvesse contrato em andamento, só precisava fazer pesquisa dos materiais que representassem até 60% do total. Em limpeza, isso acabaria ficando só com Papel Higiênico, papel toalha e sabonete líquido, provavelmente. O restante não precisava pesquisar, podia ser usado o preço vigente, corrigido, se fosse o caso, pelo IPCA. Eu gosto muito dessa regra e defendo esse tipo de simplificação e racionalização, com fundamento no Art. 14 do Decreto-Lei 200/67.
Quando ao limite mínimo, você fará sua planilha para ter o preço máximo. O preço mínimo eu recomendo calcular zerando os itens de custo que são discricionários e gerenciáveis pela empresa (tipo Desp Adm, Lucro, encargos estimativos) e isso te dará um valor de referência para proposta potencialmente inexequível, que ajuda a decidir por diligenciar o licitante em caso de proposta muito baixa.
Espero ter contribuído.