Ordem de publicação de pregões - dúvida operacional comprasgov

Olá, pessoal!
Uma dúvida sobre procedimento.
Em órgão em que há várias pessoas operando pregões, como vcs fazem com relação ao número do pregão?
Exemplo: quando iniciamos a elaboração de artefatos, em alguns momento precisamos do número do pregão para os documentos internos (pelo menos no meu órgão precisamos). Só que, se eu pegar o próximo número e utilizar sem criar o pregão no siasgnet, pode ser que algum colega, nesse ínterim, crie outro pregão antes de mim e meus documentos terão que ser refeitos.
Como agem para evitar retrabalho?
Criar o pregão no siasgnet para gerar o número, terminar os documentos e depois de alguns dias voltar para terminar a publicação, resolve a questão, funciona?

Obrigado