Controle de Prazo de Entregas Automatizado - Modelo de Planilha

NELCA
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Galerinha, compartilho com vocês modelo de planilha que adotamos para controle de prazo de entregas. A planilha pode ser alimentada a partir de relatório obtido no Tesouro Gerencial ou manualmente.

A partir do registro do empenho, a planilha passa a “controlar” os prazos, enviando automaticamente notificações, por e-mail, quando:
-faltar x dias para o encerramento do prazo de fornecimento inicial;
-após x dias do encerramento do prazo de fornecimento (inicial ou prorrogado);
-após x dias do encerramento do prazo caso não tenha sido instruído processo de penalização.

O número de dias e os e-mails são parâmetros dinâmicos e deverão ser previamente configurados na aba “Config”.

O resultado tem sido muito satisfatório, pois todos os atores envolvidos são notificados dos prazos e o simples fato de ser um controle automático e o fornecedor ser oportunamente “cobrado”, eles tendem a dar mais atenção ao fornecimento.

A planilha usa a ferramenta Google Apps Script e seus acionadores.

Para usar, basta criar uma cópia para o seu Google Drive e seguir as orientações da aba “Instruções”.

Hélio Souza

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Complementando o post anterior, a mesma funcionalidade (Automatizando o envio de emails pelo Google Spreadsheet) aplicamos a outras demandas que precisamos controlar prazos, tais como:

  • prazos de comissões e equipes de planejamentos - notifica os integrantes do encerramento do prazo para que apresentem a conclusão dos trabalhos e relatório das atividades ou solicitem a prorrogação, se aplicável;

  • validade de certificados digitais de servidores - notifica o servidor e sua chefia com 90 dias antes do encerramento do prazo do token para que solicitem de forma antecipada a contratação;

  • prazos de processos de penalização e TCA - gerencia e notifica os responsáveis pelas fases e prazos;

Como podem ver, as possibilidades de uso são vastas.

Hélio Souza

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