Adriana,
Não recomendo que o cadastro dos itens no sistema seja focado na especificação detalhada.
Primeiro porque não é possível ter toda a especificação nesse campo “descrição detalhada”. Ele tem limitação de caracteres.
Segundo, porque nem todo item do catálogo tem esse campo.
Use o item mais genérico possível e deixe a especificação detalhada para O Termo de Referência, que é o documento hábil para tal finalidade. Ele integra o edital e vincula a Administração e os licitantes. O sistema vai tem essa característica.
Sugiro, inclusive, que preveja no edital de forma bastante clara, que os casos de divergência entre o sistema e o edital ou qualquer de seus anexos, vale o edital.
Nos modelos da AGU tem cláusula sobre divergência entre o edital e seus anexos. Pode ser usada como modelo.
“Em caso de divergência entre disposições deste Edital e de seus anexos ou demais peças que compõem o processo, prevalecerá as deste Edital.”
Por curiosidade, como o edital é sempre elaborado a partir do TR e não o contrário, eu mudo a ordem dessa cláusula, presumindo que o erro, se existir, vai estar no edital e não nos anexos. Fica assim:
" Em caso de divergência entre disposições deste Edital e de seus anexos ou demais peças que compõem o processo, prevalecerá as do Termo de Referência ou do edital, nessa ordem."