Construção de base de conhecimento sobre processo de compras e fiscalização

Prezados, bom dia,

Após um processo de Kaizen (para levantamento de gargalos em processos) em nossa instituição, algumas medidas foram indicadas para melhoria do processo de compras. Uma delas é a construção de uma base de conhecimento para facilitar para os requisitantes conhecerem o passo-a-passo e os trâmites das compras públicas, considerando que muitos são compradores ocasionais e a maioria não atua na área de gestão e sim finalística.

Gostaria que compartilhassem a experiência da instituição de vocês, quais ferramentas utilizam para compartilhamento de informações sobre montagem e acompanhamento do processo de compras. Alguns exemplos nos quais estamos pensando: fórum de discussões (para troca de experiências entre requisitantes e mesmo a área de compras e instrução processual), lista de processos-modelo no SEI (processos que deram certo e voltaram sem grandes correções da CJU), disponibilização de modelos atualizados na intranet (isso já temos, mas por algum motivo os modelos ainda são confusos para os requisitantes), criação de pontos focais (pessoas especializadas em processos de compras que seriam uma espécie de mentoras das demais).

Enfim, se tiverem mais ideias de ferramentas e técnicas de gestão do conhecimento para compartilhar, agradecemos. Mas o mais complicado parece não ser isso e sim desenvolver uma forma de que o processo de compras fique mais compreensível e que sua estrutura/documentação seja inteligível e acessível para os requisitantes sem que eles necessariamente precisem tornar-se especialistas no assunto.

A minha proposta é a instalação do Moodle (ambiente opensource de aprendizagem à distância) que permitiria às equipes criar fóruns de discussão, tutoriais, chats, inclusão de materiais) pra ver se conseguimos emplacar a criação de uma comunidade de compras informalmente colaborativa, o que gera mais confiança para elaboração dos processos (pois a sensação que tenho é que a incerteza de estar fazendo o certo ‘trava’ as pessoas e fazem com que adiem os processos o quanto puderem).

Aproveitando, caso haja experiências voltadas à organização das rotinas de fiscalização (planilha, ferramenta de gestão, software) para organizar e ajudar a a gerenciar tudo o que o fiscal e gestor do contrato devem conferir, acompanhar e conduzir ao longo da contratação (conferência de benefícios e cct, faturamentos mensais, prorrogações, repactuações, conta vinculada, planilha de custos, novas contratações) também peço que compartilhem.

Obrigada.

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@LilianVV

Tem uma solução muito interessante que é a própria função de “Base de Conhecimento” presente no Sistema Eletrônico de Informações - SEI. Pretendo fazer uso dessa ferramenta aqui na minha instituição para esse propósito, montando um “checklist” dos documentos necessários no processo e algumas orientações.

Em geral, a base de conhecimento do SEI possui a seguinte estrutura:

  • QUE ATIVIDADE É?
  • QUEM FAZ?
  • COMO SE FAZ? POSSUI FLUXO JÁ MAPEADO?
  • QUE INFORMAÇÕES/CONDIÇÕES SÃO NECESSÁRIAS?
  • QUAIS DOCUMENTOS SÃO NECESSÁRIOS?
  • QUAL É A BASE LEGAL?

Eu acho interessante usar a base de conhecimento do SEI, porque é um ambiente simples, já conhecido pelos servidores, e o usuário não precisa se valer de outro sistema para consultar as informações. Além disso, a base de conhecimento pode ser vinculada com os tipos de processos específicos no SEI. Também é possível colocar vários arquivos anexos (como planilhas modelo em Excel, orientações etc.), links etc.

O único problema é que a base de conhecimento não possui um fluxo colaborativo.

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Tenho como referência de excelência as páginas da PROAD da UFSC:

https://compras.wiki.ufsc.br/index.php?title=Manual_de_Compras_do_DCOM

http://dcom.proad.ufsc.br/formularios/

https://proad.ufsc.br/duvidas-frequentes/

Talvez possa ajudar a construir os seus modelos.

Sobre as rotinas de fiscalização, recomendo sempre o canal do colega @Edilson_Fernandes:

Hélio Souza

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